Ledningssystem
SKL Dialogguide – ditt stöd för att planera dialoger! Kostnadseffektivt genomförande gör ni sen med hjälp av MeetingSphere.

Sätt bollen i rullning!

Tipsa

MeetingSphere

ROC

MeetingSphere - Return On Collaboration (ROC) visar på förbättringar som nås vid investering i MeetingSphere med avseende på TID, KVALITET, och KOSTNAD.

 

Förbättringar är här kvalitativa, men kund- exempel visar att ledtider kan kortas ned till en sjättedel mot tidigare, dvs >80% ökad produktivtet.

 

Förbättringar redovisas här efter alla beslutsprocessers A-B-C, d.v.s. A. faktainsamling (brainstorm), B. analys med beslut, och C. genomförande (exekvering).

Ledningssystem - ROC

 

ROC - Tid

A. Brainstorm - betydligt kortare tid krävs för att planera, bygga, och genomföra en session för att få in och organisera stora mängder av data (ex. förslag, synpunkter, krav, etc) från medarbetare i en PESTEL..

B. Analys - alla data är redan på plats i MeetingSphere, vem som helst kan delta, när som helst, från vilken plats som helst, vilket sparar mycket tid för analysen.

C. Exekvering - De förslag som valts ut och utvecklats från GAP-analys och påföljande handlingsplan kan nu snabbt beredas och implementeras med fortsatt stöd av MeetingSphere.

ROC - Kvalitet

A. Brainstorm - större volymer av data ger bättre utfall och representativt underlag. Genom anonymisering fås opåverkade, ärliga, och mer detaljerade data som speglar verkligheten.

B. Analys - Betydligt färre itterationer krävs, det är högre nivå av innovation på inkomna data, och analysen kan göras tillsammans med medarbetare som är online eller på plats i mötesrummet.

C. Exekvering - genom att fler deltar i analysen sprids kunskap och ansvars-känsla naturligt och behov av så kallade implementeringar minskar. Efterlevnad av ställda krav, gällande lagar och förordningar, underlättas då kravställare, experter, och beslutsfattare nu deltar i genomförandet.

Ekonomi av resurser

A. Brainstorm - att sätta upp PESTEL-analysens inledande Brainstorm tar 90 sekunder. Snabbheten och enkelheten i att skapa och få ett engagerande deltagande driver ner kostnaden för brainstorming d.v.s. data insamling. Med delegering av administrativ datahantering kan kostnaden för sortering, "städning", kategorisering, m.m. hållas nere också för organisationsövergripande sessioner med tusentals deltagare.

B. Analys - analyskostnaderna hålls nere då antalet fysiska möten kan minimeras, nödvändig expertis kan alltid delta och säkerställer då att bättre beslut tas fortare.

C. Exekvering - kostnaden för genom-förande minskar kraftigt dels tack vare att fler har varit med i alla steg och behovet av så kallad "implementering" i organisationen minskar och dels för att antalet itterationer minskar då vi gör mer rätt från början, dvs klassiska omtag behöves inte längre.

Nulägesanalys ROC

 

Vi hjälper er inför en kommande investering i MeetingSphere att genomföra en analys av ert nuläge och ta fram kartan för resan.

 

Kontakta oss för en fortsatt dialog.

Jag vill veta mer!

 
 
 
 
Hem

- Unlock the Power of People

Tillämpningar

Ledningssystem - Verksamhetssystem

 

Ledningssystem

En organisation har till sitt förfogande ett flertal verktyg och metoder för att styra och vägleda verksamheten i syfte att realisera strategin och uppnå de gemensamma målen.

 

Ett ledningssystem, även kallat verksamhetssystem, är högsta ledningens verktyg för att säkerställa att verksamheten bedrivs enligt fastställda riktlinjer mot de utstakade målen. Systemet måste omfatta verksamhetens alla delar och utgör samtidigt ett stöd för alla medarbetare i deras dagliga arbeten för att

  1. Analysera nulägen
  2. Planera, prioritera, och leda
  3. Samla in resultat
  4. Bearbeta och analysera
  5. Åtgärda och förbättra verksamheten.

 

Effekter av ett väl fungerande ledningssystem

 

De positiva effekter som är att vänta efter implementeringen av ett väl fungerande ledningssystem är många. Dessa inkluderar förbättrad kvalitet, konkurrenskraft och kostnadseffektivitet, reducerad miljöpåverkan, ökad medarbetarnöjdhet och minskad sjukfrånvaro samt förbättrad image och trovärdighet.

 

För kvalitetsledningssystem, ett verksamhetssystem som uppfyller kraven i ISO 9001, har flera studier påvisat att det finns en koppling mellan certifiering och en högre lönsamhet samt ett högre företagsvärde. Även för ledningssystem inom andra områden är effekterna tydliga då systemen ger ledningen bättre verktyg för styrning och uppföljning.

 

MeetingSphere i ledningssystemets tjänst

 

Genom ledningssystems hela livscykel, dvs lägga grund och bestämma innehåll före, under implementering, och efter införandet med att hålla ledningssystemet levande, kan MeetingSphere med sina unka egenskaper spela en viktig roll och här nedan exemplifierar vi ett antal sådana tillämpningar.

Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete

ISO 9001 - Offentlig sektor

 

Baserat på Socialstyrelsens föreskrift SOSFS 2011:9 erbjuder sveriges kommuner och landsting, SKL metod- och processstöd till kommun, landsting och region i arbetet med ledningssystem. Vi har valt detta exempel då det beskriver många bra metoder och exempel.

 

SKLs Uppföljningsguide rekommenderade process har fem steg:

  1. Analysera nuläge och förutsättningar
  2. Planera och prioritera uppföljning utifrån syftet med uppföljningen
  3. Samla in material med olika metoder utifrån sysftet med uppföljningen
  4. Bearbeta, analysera och bedöm det insamlade resultatet och materialet
  5. Åtgärda verksamheten och uppföljningssystem, samt informera om resultatet.

 

Nedan visar vi ett urval från processens alla tillämpningar med syfte att synliggöra hur MeetingSphere kan stötta dessa och hela processen.

 

1. Analysera nuläget (Nuläges-analys)

Om det inte gjorts redan så görs nu en PESTEL-analys i syfte att kartlägga vilka intressenter som finns och vilka krav som ställs på organisationen. Kraven bedöms sen efter den konsekvens som fås då kraven inte uppfylls.

 

Här bestämmer ni vilka verksamhetsområden som ledningssystemet ska omfatta, inventerar vilka system som redan finns, samt beskriver hur dessa skall kopplas ihop med varandra. Tänk på att ett kvalitetsledningssystem bör integreras i befintliga system för styrning och uppföljning av verksamhet. Där kan till exempel budgetprocessen, verksamhetsplaneringsprocessen, uppföljningsprocessen, delårsrapport och årsredovisning ingå.

 

Utöver att arbeta med MeetingSpheres brainstorming för kollaborativ informationsinhämtning så används nu också verktyget Discussion för att utveckla mer specifik kunskap kring detaljer. Arbetet sker som alltid i en bra mix av workshops fysiskt eller online och online-möten över tid, dvs möten "Anytime - Anywhere - Anyone".

 

PESTEL FREE Flow Template hittar du här.

 

2. Planera och prioritera

Planera VAD som ska följas upp och hur det ska göras utifrån de olika förutsättningar och krav som råder. Med hjälp av GAP-analys kan jämförelse göras mellan aktuellt läge och önskat läge. En prioritering behöver ofta göras för att uppföljningen inte ska bli för omfattande.

 

GAP FREE Flow Template hittar du här.

 

Utöver GAP-analysen definierars / reviderars också kraven som ställs på organisationen. Dessa hämtas från PESTEL-analysen.

 

Involvera så många som möjligt, helst hela organisationen, vilket med MeetingSphere är enkelt och blir väldigt kostnadseffektivt ur flera perspektiv. Se MeetingSphere ROC.

 

I denna fasen arbetar vi med MeetingSpheres Brainstorming för både GAP-analysen och kravspecificeringen i samverkan med så många som möjligt. Därpå går vi över att prioritera kraven med hjälp av MeetingSpheres verktyg Rating. När prioriteringar är satta använder vi Rating med budgetfunktion för att, återigen kollaborativt, definiera krav på tider för genomförande.

 

De aktiviteter som vi nu prioriterat och definierat krav på genomförandetid för lägger vi nu i den arbetsordning de lämpligast implementeras efter med hjälp av verktyget Rating och funktionen "sort order". Därefter använder vi Discussion igen för att bestämma detaljer som HUR respektive prioriterad aktivitet skall genomföras, VEM som är ansvarig samt vilka intressenterna är enligt RASCI, och NÄR det skall vara klart. Därmed har vi handlingsplanen färdig.

 

3. Samla in resultat

MeetingSphere är ett gruppbeslutsverktyg gjort för att samla in information, bygga gemensam grund för vidare gemensamma aktiviteter, och beslut. Oavsett om det är kvantitativa metoder som att samla in mätdata och sammanställa eller kvalitativa metoder som fokusgrupper så är MeetingSphere det idag självklara valet.

 

 

Sammanfattning Resultat

Efter dessa kollaborativa sessioner i MeetingSphere har ni nu en förankrad handlingsplan, en kravspecifikation, dvs de grundläggande delar som en bra projektplan består av. Tack vare det valda arbetssättet så är också organisationen involverad, engagerad, och arbetet förankrat. Vad det innebär i termer av TID, KVALITET och KOSTNAD vet ni bäst själva. Se MeetingSphere ROC.

 

Konsten att engagera medarbetare på riktigt är nu inom räckhåll för alla. Online workshops med MeetingSphere är så långt man kan komma från passiva enkäter. Här bedrivs proaktiv och konstruktiv dialog i realtid. Deltagare bjuds in till idégenereringar och prioriteringar i ett faciliterat flöde. Med digitalt driv och delaktighet skapas nya lösningar, som går att bearbeta i realtid, ge omedelbar feedback och rapportering på.

 

Resultatet går dessutom att behandla i fysiska workshops med samma verktyg. Det innebär att en kommunal förvaltning kan skräddarsy dialogen efter vilka behov man har och få exakta och kostnadseffektiva lösningar hela vägen fram till slutmålet. Besvärliga och tidskrävande analyser och sammanställningar är ett minne blott.

 

Resan från "?" till "!" är en kreativ och effektiv dialog där involveringsnivån inte liknar något annat. Med MeetingSphere så är dialoger med "Anyone - Anywhere - Anytime" nu möjliga!

Välj språk

 

English

MeetingSphere

MeetingSphere

Svenska

CCG YouTube

Copyright © 2009 - 2017, CCG Europe AB

All Rights Reserved